Klachten- en klokkenluidersregeling

De Verordening accountantsorganisaties (VAO) stelt dat accountantsorganisaties een klachtenregeling via de website of anderszins moet verstrekken. Cox + Partners heeft ervoor gekozen om deze regeling op haar website te vermelden.

Wat is een klacht?

Een klacht is een schriftelijke uiting van ongenoegen over een gedraging van een vennoot of medewerker van ons kantoor dan wel van personen die werkzaam zijn bij een kantoor behorende tot het netwerk waarbij Cox + Partners is aangesloten.

Wanneer meld ik een klacht?

Wanneer de uitvoering van werkzaamheden niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen, kan dit aanleiding zijn tot klachten van zowel de bij de uitvoering betrokken personen alsook van de opdrachtgever en belanghebbende derden.

Het is de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke vennoot/externe accountant om het (dagelijks) bestuur schriftelijk te informeren zodra van serieuze klachten sprake is en het bestuur te voorzien van alle relevante documentatie. Klagers kunnen zich desgewenst ook rechtstreeks tot het (dagelijks) bestuur of de compliance officer wenden. Onderzoek door (dagelijks) bestuur of de compliance officer

Het (dagelijks) bestuur of de compliance officer onderzoekt de klacht en is in dat kader bevoegd om kennis te nemen van alle opdrachtdocumentatie die hij relevant acht. Zij kunnen besluiten om de identiteit van de klager(s) vertrouwelijk te houden. Ook zijn zij bevoegd om juridisch advies in te winnen als zij dat nodig achten. Wanneer de compliance officer bij de klachtbehandeling is ingeschakeld, adviseert hij het (dagelijks) bestuur.

Documentatie en rapportering

Het onderzoek wordt zodanig gedocumenteerd, dat het dossier de conclusies kan dragen. Het (dagelijks) bestuur formuleert zijn voorgenomen conclusie. De verantwoordelijke vennoot wordt in de gelegenheid gesteld zijn visie te geven. Vervolgens rapporteert het (dagelijks) bestuur met afschrift aan de verantwoordelijke vennoot.

Taak van het (dagelijks) bestuur

Het is de taak van het (dagelijks) bestuur om:

  • De uitkomsten met de verantwoordelijke vennoot te bespreken.
  • Passende maatregelen te (doen) nemen.
  • De uitkomsten met de klager(s) te bespreken, tenzij het (dagelijks) bestuur besluit om dit aan de verantwoordelijke vennoot/externe accountant over te laten.
  • Zonodig maatregelen te (doen) nemen tot aanpassing van instructies, opleidingen, of voorschriften.
  • De compliance officer te informeren.

Klokkenluidersregeling Cox + Partners

Ingevolge artikel 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie  te beschikken over een klokkenluidersregeling.

Voor het goed functioneren van het stelsel van kwaliteitsbeheersing is het noodzakelijk dat iedereen die in de organisatie werkzaam is de mogelijkheid heeft om, zonder vrees voor repercussies, vermoedens van situaties waarin niet wordt voldaan aan het kwaliteitsbeheersingssysteem of andere misstanden te melden.

Procedure

In het kader van de meldprocedure is de “procedure inzake melden (vermoeden van) misstanden”, kortweg de klokkenluidersregeling opgesteld. Deze regeling bevat afspraken over de wijze waarop medewerkers een serieuze aanwijzing van een misstand aan de orde dienen te stellen.

Een (vermoeden van een) misverstand

Een (vermoeden van een) misstand kan zijn:

  • Een (dreigend) strafbaar feit.
  • Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving.
  • Een (dreiging van) bewust onjuist informeren van toezichthoudende organen.
  • Een schending van binnen onze organisatie geldende gedragsregels.
  • (Een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de voornoemde feiten.

Meldplicht

Iedere medewerker of vennoot is verplicht een serieuze aanwijzing van een misstand, indien deze betrekking heeft op onze organisatie, intern aan de orde te stellen.

Interne meldprocedure

  • Melding bij direct leidinggevende.
  • Indien om wat voor reden de melding niet gedaan kan worden aan de direct leidinggevende dan kan gemeld worden aan de compliance officer.
  • Indien het niet gemeld kan worden aan de compliance officer, om wat voor reden dan ook, dient gemeld te worden aan het dagelijks bestuur.

Onderzoek door compliance officer

Indien de leidinggevende degene is aan wie gemeld is dient deze:

  • de melding schriftelijk vast te leggen;
  • de compliance officer te informeren.

Indien de melding is gedaan aan het dagelijks bestuur dient deze ook de melding schriftelijk vast te leggen alsmede de compliance officer te informeren.

De compliance officer is verplicht:

  • binnen twee dagen na de melding het onderzoek te starten;
  • binnen een week na de start van het onderzoek het dagelijks bestuur in te lichten;
  • de melder een schriftelijke bevestiging van het gemelde te verstrekken;
  • advies uit te brengen als bedoeld in paragraaf 7.6.7